Haga que su RFP solar sea un éxito.

14 de julio de 2022

Café

Por John Karamanlis, Director de Desarrollo Empresarial

La energía solar ofrece a las organizaciones, tanto del sector privado como del público, una forma rentable de acceder a una energía renovable asequible y fiable, al tiempo que mejora su sostenibilidad y reduce su huella de carbono. Dependiendo de sus necesidades y de su situación, la contratación y la adquisición de un proyecto solar pueden llevarse a cabo mediante conversaciones bilaterales con un promotor solar o a través de una solicitud de propuestas (RFP).

En EDF Renewables, creemos que las conversaciones bilaterales son las que mejores resultados dan, porque nos permiten trabajar estrechamente con el cliente para entender sus necesidades y desarrollar una solución personalizada y optimizada para su situación única. Un enfoque bilateral es también mucho más rápido y puede dar lugar a un proyecto que se entrega en poco más de un año (14-16 meses), mientras que una RFP puede ampliar este plazo en al menos seis meses.

Para las organizaciones que deben publicar una solicitud de propuestas, hay varios factores que pueden mejorar la calidad de las ofertas que se reciben y aumentar el éxito del proyecto.

Considere la posibilidad de trabajar con un asesor de RFP

Dada la complejidad de la contratación de energía solar, muchas organizaciones han considerado ventajoso contratar a un consultor o a un asesor de licitaciones para que les ayude a navegar por el proceso de contratación:

Asistencia en la diligencia debida preliminar
Redactar los documentos de la licitación y las condiciones del contrato
Identificar a los promotores solares cualificados que encajen bien e invitarles a participar
Gestionar el proceso de adquisición/licitación
Realización de análisis financieros
Creación de una lista de preseleccionados
Selección de un finalista
Dirigir las negociaciones de contratos

Muchos asesores de RFP son expertos en el mercado y aprovechan sus conocimientos y experiencia para lograr el éxito de clientes de todo tipo y tamaño. Los asesores suelen trabajar en función de los resultados y solo se les remunera si se cierra una operación.

Redacción de la solicitud de propuestas

Si su organización desea emitir y gestionar la RFP por sí misma, considere la posibilidad de utilizar recursos de NREL o el EPA DE EE.UU. para guiar el proceso. Para garantizar unos buenos resultados, la solicitud de propuestas debe proporcionar a los posibles licitadores instrucciones e información suficientemente detalladas. Entre los temas importantes que deben cubrirse se encuentran:

Requisitos de cualificación del licitador
Características del emplazamiento e infraestructura de interconexión
Ámbito de trabajo del promotor
Solución de financiación deseada
Requisitos de autorización
Calendario previsto del proyecto
Enfoque de la gestión del riesgo relacionado con los retrasos, los sobrecostes y el bajo rendimiento del sistema
Operaciones y mantenimiento, garantías de producción, garantías de equipos
Formato deseado de los documentos de presentación

Sea claro y específico

Recuerde el adagio "basura que entra, basura que sale". Las solicitudes de propuestas vagas pueden dar lugar a respuestas muy variadas que son difíciles de evaluar y comparar. Dicho esto, es una buena idea dar a los encuestados la flexibilidad necesaria para presentar posibles opciones técnicas y financieras que puedan aumentar el valor del proyecto. Además, es mejor no incluir especificaciones estrictas sobre los equipos principales: dejar que el promotor proponga los equipos que considere mejores.

Establecer objetivos y expectativas claros

La solicitud de propuestas debe establecer objetivos y expectativas claros para el proyecto solar. Recoger las aportaciones de las partes interesadas, como los gestores de energía, los equipos de compras, de marketing y de sostenibilidad, en una fase temprana del proceso, garantizará que el proyecto se ajuste a los objetivos de la organización y ayudará a evitar posibles problemas y retrasos.

Además de elementos estándar como el coste y el alcance, solicitar información sobre temas como el rendimiento esperado del sistema y la economía del proyecto puede permitir una evaluación más precisa de las ofertas, entre otras cosas:

Supuestos y exclusiones del coste y del proyecto en general
Metodología de cálculo de la producción del sistema
Oportunidades de ingeniería de valor

Incluir una reunión previa a la licitación

Además de proporcionar una idea preliminar de cuántos promotores están interesados en la convocatoria, las reuniones previas a la licitación dan a los posibles licitadores la oportunidad de hacer preguntas y recibir aclaraciones sobre la solicitud de propuestas. Además, si la reunión se celebra in situ, los promotores pueden ver el lugar en persona, lo que puede ayudar a dar forma a sus respuestas.

Establecer métricas y valoraciones

El establecimiento de métricas y valoraciones estándar es esencial para permitir comparaciones precisas entre las ofertas. Las siguientes métricas ofrecen buenos datos para la comparación y deberían solicitarse en la solicitud de propuestas:

Tamaño del sistema propuesto (kW o MW)
Coste del sistema ($ por vatio DC)
Coste total del sistema ($)
Precio por MWh ($/MWh)
Producción del sistema en megavatios hora (MWh)
Fecha de operación comercial (COD)

La creación de un cuadro de mando con pesos asignados a las distintas categorías es una buena manera de ayudar a diferenciar a los distintos licitadores y propuestas. Hay que tener en cuenta que las métricas como el ahorro total en el tiempo o la tasa interna de rendimiento pueden incluir supuestos desconocidos que podrían sesgar las cifras y, por tanto, deben evitarse.

Elaborar una lista de preseleccionados y seleccionar un finalista

Una vez revisadas todas las ofertas, se creará una lista de finalistas. Estas ofertas se debatirán con más detalle, a menudo con la presencia de cada licitador para responder a preguntas adicionales y hacer comentarios. Este proceso puede aportar información sobre posibles problemas, así como soluciones creativas que no se hayan tenido en cuenta en la solicitud de propuestas original. Si es necesario, se puede emitir una solicitud de las mejores y últimas propuestas en la que todos los licitadores trabajen con un conjunto idéntico de supuestos y exclusiones, y se puede seleccionar un finalista.

Recuerde que las licitaciones no siempre son la mejor solución

La opinión generalizada es que las solicitudes de propuestas ofrecen el coste más bajo. Aunque esto puede ser cierto, es importante recordar que el precio más bajo puede no ofrecer el mejor valor. Los promotores saben que una oferta competitiva debe ajustarse al máximo al alcance de la solicitud de propuestas, pero esto puede requerir la presentación de una propuesta que deje pasar oportunidades o no refleje toda la inversión necesaria para que el proyecto sea un éxito.

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