Faites de votre appel d'offres solaire un succès !

14 juillet 2022

Par John Karamanlis, responsable du développement commercial

L'énergie solaire est un moyen rentable pour les organisations des secteurs privé et public d'accéder à une énergie renouvelable abordable et fiable, tout en améliorant leur durabilité et en réduisant leur empreinte carbone. En fonction de vos besoins et de votre situation, la recherche et l'acquisition d'un projet solaire peuvent se faire par le biais de discussions bilatérales avec un promoteur solaire ou d'une demande de propositions (DDP).

Chez EDF Renewables, nous pensons que les discussions bilatérales donnent les meilleurs résultats, car elles nous permettent de travailler en étroite collaboration avec le client pour comprendre ses besoins et développer une solution personnalisée et optimisée pour sa situation unique. Une approche bilatérale est également beaucoup plus rapide et peut aboutir à la livraison d'un projet en un peu plus d'un an (14-16 mois), alors qu'un appel d'offres peut prolonger ce délai d'au moins six mois.

Pour les organisations qui doivent lancer un appel d'offres, plusieurs facteurs peuvent améliorer la qualité des offres que vous recevez et augmenter le succès de votre projet.

Envisagez de travailler avec un conseiller RFP

Compte tenu de la complexité de l'approvisionnement en énergie solaire, de nombreuses organisations ont trouvé avantageux d'engager un consultant ou un conseiller en appels d'offres pour les aider à naviguer dans le processus d'approvisionnement :

Aide à la diligence raisonnable préliminaire
Rédaction des documents de l'appel d'offres et des termes du contrat
Identifier les promoteurs solaires qualifiés qui conviennent et les inviter à participer.
Gérer le processus d'achat / d'appel d'offres
Réalisation d'analyses financières
Création d'une liste de présélection
Sélection d'un finaliste
Diriger les négociations contractuelles

De nombreux conseillers RFP sont des experts du marché et mettent à profit leurs connaissances et leur expérience pour assurer le succès de clients de tous types et de toutes tailles. Les conseillers travaillent généralement sur la base de la performance et ne sont rémunérés que si une affaire est conclue.

Rédaction de l'appel d'offres

Si votre organisation souhaite publier et gérer elle-même l'appel d'offres, envisagez d'utiliser les ressources suivantes NREL ou le US EPA pour guider le processus. Pour garantir de bons résultats, l'appel d'offres doit fournir aux soumissionnaires potentiels des instructions et des informations suffisamment détaillées. Les sujets importants à couvrir sont les suivants :

Exigences de qualification des soumissionnaires
Caractéristiques du site et infrastructure d'interconnexion
Portée du travail du développeur
Solution de financement souhaitée
Exigences en matière d'autorisation
Calendrier prévu pour le projet
Approche de la gestion des risques liés aux retards, aux dépassements de coûts et à la sous-performance du système.
Exploitation et maintenance, garanties de production, garanties d'équipement
Format souhaité pour les documents à soumettre

Soyez clair et précis

Rappelez-vous l'adage "garbage in, garbage out". Les demandes de propositions vagues peuvent donner lieu à des réponses très variées, difficiles à évaluer et à comparer. Cela dit, il est bon de donner aux répondants la possibilité de présenter des options techniques et financières potentielles susceptibles d'augmenter la valeur du projet. En outre, il est préférable de ne pas inclure de spécifications strictes concernant les principaux équipements - laissez le développeur proposer les équipements qu'il juge les meilleurs.

Établir des objectifs et des attentes clairs

La demande de propositions doit établir des objectifs et des attentes clairs pour le projet solaire. En recueillant les commentaires des parties prenantes concernées, telles que les responsables de l'énergie, les achats, le marketing et les équipes de développement durable, dès le début du processus, on s'assure que le projet est conforme aux objectifs de l'organisation et on évite les problèmes et les retards potentiels.

De même que les éléments standard tels que le coût et la portée, demander des informations sur des sujets tels que la performance attendue du système et l'économie du projet peut permettre une évaluation plus précise des offres, notamment :

Hypothèses et exclusions relatives au coût et à l'ensemble du projet
Méthodologie de calcul de la production du système
Opportunités d'ingénierie de la valeur

Inclure une réunion préalable à l'appel d'offres

En plus de donner une idée préliminaire du nombre de promoteurs intéressés par l'appel d'offres, les réunions préalables à l'appel d'offres donnent aux soumissionnaires potentiels l'occasion de poser des questions et de recevoir des éclaircissements sur l'appel d'offres. De plus, si la réunion a lieu sur place, les promoteurs peuvent voir le site en personne, ce qui peut les aider à formuler leurs réponses.

Établir des mesures et des évaluations

L'établissement de paramètres et d'évaluations standard est essentiel pour permettre des comparaisons précises entre les offres. Les paramètres suivants offrent de bons points de comparaison et doivent être demandés dans la demande de propositions :

Taille du système proposé (kW ou MW)
Coût du système ($ par watt DC)
Coût total du système ($)
Prix par MWh ($/MWh)
Production du système en mégawattheures (MWh)
Date d'exploitation commerciale (COD)

La création d'un tableau de bord avec des pondérations attribuées aux différentes catégories est un excellent moyen de différencier les différents soumissionnaires et propositions. Notez que les mesures telles que les économies totales sur la durée ou le taux de rendement interne peuvent inclure des hypothèses inconnues qui pourraient fausser les chiffres et doivent donc être évitées.

Établir une liste restreinte et sélectionner un finaliste

Une fois que toutes les offres ont été examinées, une liste restreinte de finalistes doit être établie. Ces offres seront discutées plus en détail, souvent en présence de chaque soumissionnaire pour répondre à des questions supplémentaires et faire des commentaires. Ce processus peut donner un aperçu des problèmes potentiels ainsi que des solutions créatives qui n'avaient pas été envisagées dans l'appel d'offres initial. Si nécessaire, une demande de meilleures propositions finales dans laquelle tous les soumissionnaires travaillent avec un ensemble identique d'hypothèses et d'exclusions peut être émise, et un finaliste peut être sélectionné.

N'oubliez pas que les demandes de propositions ne sont pas toujours la meilleure solution.

La sagesse dominante veut que les appels d'offres permettent d'obtenir le coût le plus bas. Bien que cela soit vrai, il est important de se rappeler que le prix le plus bas n'offre pas forcément la meilleure valeur. Les développeurs savent qu'une offre compétitive doit correspondre le plus possible à l'étendue de l'appel d'offres, mais cela peut nécessiter de soumettre une proposition qui passe à côté d'opportunités ou qui ne reflète pas l'investissement total nécessaire pour faire du projet un succès.

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